Những lưu ý khi thiết kế, in bộ ấn phẩm văn phòng cho doanh nghiệp

Bộ ấn phẩm văn phòng được in ấn và sử dụng rất phổ biến trong các cơ quan, doanh nghiệp và có vai trò cực kỳ quan trọng, đặc biệt là trong việc truyền thông thương hiệu. Hãy cùng In Nhanh Hcm tìm hiểu về những hạng mục có trong bộ ấn phẩm văn phòng cũng như một số lưu ý khi thiết kế, in ấn bộ nhận diện thương hiệu này.

Bộ ấn phẩm văn phòng là gì?

Bộ ấn phẩm văn phòng còn được gọi với tên khác là bộ nhận diện thương hiệu. Đây là tập hợp những ấn phẩm được sử dụng thường xuyên và xuyên suốt trong các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.

Ấn phẩm này cũng được sử dụng phổ biến để trao đổi, giao tiếp với khách hàng, đối tác nhằm hỗ trợ các hoạt động kinh doanh. Đây chính là công cụ thể hiện sự chuyên nghiệp, sáng tạo của doanh nghiệp.

Bộ ấn phẩm văn phòng bao gồm những gì? Một bộ nhận diện thương hiệu đầy đủ bao gồm rất nhiều những hạng mục khác nhau. 

Bộ ấn phẩm văn phòng gồm những gì?

Với bộ ấn phẩm truyền thông cơ bản bao gồm:

• Bìa đựng hồ sơ: Dùng để đựng những tài liệu quan trọng của doanh nghiệp, hơn đồng của công ty…. Bên cạnh đó còn là công cụ trao đổi thông tin và quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp.
• Giấy tiêu đề: Là một hạng mục không thể thiếu trong các ấn phẩm văn phòng. Thông tin trên giấy tiêu đề thường bao gồm: Logo, thông tin cơ bản về doanh nghiệp, những thành tích nổi bật.
• Bao thư: Thể hiện sự nghiêm túc, chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Ngoài ra còn tạo cho đối tác cũng như khách hàng cảm nhận được sự nhiệt tình của doanh nghiệp cũng như khẳng định tầm quan trọng của họ.
• Namecard: Giúp trao đổi thông tin liên lạc giữa các cá nhân, doanh nghiệp và góp phần gia tăng mức độ nhận diện thương hiệu.

Bộ nhận diện thương hiệu đầy đủ

Với bộ ấn phẩm cao cấp sẽ có thêm các hạng mục như:

• Hóa đơn.
• Thẻ nhân viên.
• Giấy mời.
• Thiệp chúc mừng.
• Bìa, nhãn đĩa CD, DVD, một số template powerpoint.
• Đồng phục nhân viên.
• Hồ sơ lưu.
• Bìa báo cáo.
• Mẫu sổ công tác.
• Chữ ký email.
• Thông tin liên hệ.

Tầm quan trọng của bộ ấn phẩm văn phòng

Ấn phẩm văn phòng mang lại rất nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, điển hình như:

Gia tăng sự nhận diện thương hiệu

Vai trò hàng đầu của bộ ấn phẩm truyền thông chính là góp phần gia tăng độ nhận diện thương hiệu, phân biệt giữa thương hiệu của doanh nghiệp với những đối thủ khác trên thị trường.

Việc sở hữu bộ ấn phẩm văn phòng đồng bộ, chuyên nghiệp sẽ tạo sự ấn tượng ban đầu cho khách hàng, đối tác. Bên cạnh đó còn gia tăng cơ hội hợp tác thành công, lâu dài.

Bộ ấn phẩm văn phòng là công cụ truyền thông hiệu quả

Một bộ nhận diện thương hiệu đầy đủ góp phần mang lại sự thành công cho những chiến dịch truyền thông của doanh nghiệp. Từ đó tạo sự tin tưởng từ các đối tác, nhãn hàng và khách hàng, trực tiếp ảnh hưởng đến quyết định hợp tác, mua hàng của họ.

Hỗ trợ truyền thông nội bộ

Sự đồng bộ của các ấn phẩm văn phòng thể hiện sự đồng bộ, nhất quán cũng như tính chuyên nghiệp của nhân viên trong công ty. Bên cạnh đó còn nâng cao sự nhận biết, yêu thích và cả lòng trung thành của nhân viên đối với thương hiệu, công ty.

Gia tăng doanh số

Việc sở hữu bộ ấn phẩm truyền thông chuyên nghiệp còn giúp tạo ra sự khác biệt và gia tăng tính cạnh tranh so với đối thủ. Từ đó giúp thu hút khách hàng, nhà đầu tư để mang lại nguồn doanh thu hiệu quả cho doanh nghiệp.

Những lưu ý khi thiết kế, in ấn phẩm truyền thông

Khi thiết kế hay tiến hành in ấn phẩm văn phòng, cả doanh nghiệp và các đơn vị sản xuất, in ấn cần lưu ý một số vấn đề sau:

Nội dung

Khi thiết kế ấn phẩm văn phòng cần phải đảm bảo nội dung vừa đủ, không quá dài và không quá ngắn. Nên chú trọng vào những nội dung nổi bật, những thành tích mà doanh nghiệp đã đạt được để truyền tải đến khách hàng, đối tác.

Một số nội dung mà mỗi doanh nghiệp nên đưa vào: Logo, tên công ty/thương hiệu, thông tin liên hệ….

Font chữ khi thiết kế ấn phẩm văn phòng

Cho dù thiết kế bộ nhận diện thương hiệu hay bất kỳ một ấn phẩm nào cho doanh nghiệp cũng cần có sự đồng bộ về font chữ từ trong ra ngoài. Không nên sử dụng quá nhiều font chữ khác nhau hoặc thiết kế các font chữ rối mắt, khó độc. Điều này sẽ gây ra ấn tượng không tốt cho người xem.

Nói tới font chữ thì bạn hãy xem nguyên tắc sử dụng font chữ trong in ấn, bạn sẽ dễ dàng khi thiết kế sản phẩm.

Màu sắc in bộ ấn phẩm truyền thông

Màu sắc là cũng là một yếu tố quan trọng khi thiết kế, in ấn phẩm văn phòng. Cũng giống như font chữ, màu sắc của bộ ấn phẩm này cần được đồng bộ từ đầu đến cuối và nên lựa chọn màu sắc nêu bật được cá tính của thương hiệu.

Ngoài ra, khi in ấn cần test màu cẩn thận. Bởi thực tế, màu sắc trên file thiết kế và màu sắc khi in ra có thể sẽ có sự khác nhau. Vì vậy cần test màu nhiều lần để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh nhất.

Hình ảnh minh họa

Thông thường, hình ảnh trong ấn phẩm truyền thông sẽ bao gồm logo và một số hình ảnh minh họa. Cần đảm bảo hình ảnh được sắc nét, rõ ràng nhất để không ảnh hưởng đến chất lượng khi in ra.

Bố cục 

Bất kỳ ấn phẩm hay sản phẩm thiết kế nào cũng cần tuân theo một bố cục nhất định. Vừa đảm bảo tính thẩm mỹ vừa giúp người đọc dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin. Do vậy, khi thiết kế ấn phẩm văn phòng này cần lưu ý sắp xếp thông tin cũng như đặt vị trí logo phù hợp.

Nếu sử dụng thêm các họa tiết thì nên chọn các chi tiết đơn giản, nhã nhặn để có thể làm nổi bật phần thông tin doanh nghiệp.

Kích thước bộ ấn phẩm văn phòng

Mỗi loại ấn phẩm văn phòng sẽ có một kích thước và cách thể hiện khác nhau. Có doanh nghiệp lựa chọn in theo chiều ngang. Ngược lại cũng có những đơn vị lựa chọn in ấn phẩm dọc.

Vì vậy, cần lựa chọn kích thước sao cho cho phù hợp nhất với bố cục, các thông tin, hình ảnh để đảm bảo in ra được sản phẩm rõ nét nhất.

In ấn phẩm văn phòng ở đâu giá rẻ, chất lượng?

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một đơn vị in ấn phẩm văn phòng, phục vụ cho các hoạt động kinh doanh cũng như truyền thông của doanh nghiệp. Hoặc bạn đang cần tìm một địa chỉ in ấn uy tín, có chuyên môn cao, mức giá phải chăng thì hãy đến với In ấn Trần Gia. Tại đây chúng tôi:

• Sử dụng các loại máy in kỹ thuật số, công nghệ in hiện đại hàng đầu hiện nay. Đảm bảo ấn phẩm được in ra với màu sắc chất lượng, các chi tiết nổi bật như yêu cầu.
• Đội ngũ nhân viên, kỹ thuật viên nhiệt tình, có trách nhiệm và đặc biệt có chuyên môn cao, hỗ trợ tư vấn chi tiết nhất cho mọi khách hàng.
• Hỗ trợ thiết kế ấn phẩm văn phòng miễn phí nếu in với số lượng lớn. Đảm bảo thiết kế, chỉnh sửa đến khi khách hàng cảm thấy hài lòng mới chuyển trực tiếp xuống xưởng in.
• Đảm bảo in thử mẫu để kiểm tra chất lượng trước khi tiến hành in ấn hàng loạt cho khách hàng.
• Nhận thực hiện tất cả các đơn hàng, bao gồm cả số lượng ít hay nhiều. Với những đơn hàng lớn sẽ có những ưu đãi hơn về mức giá.
• Cam kết sản phẩm in ra chất lượng như yêu cầu. Nếu không đạt chất lượng khách hàng có thể kiến nghị và được bồi hoàn.
• Hỗ trợ dịch vụ in nhanh chóng, giao hàng cho các đơn vị trong khu vực TPHCM.

Trên đây là những thông tin cơ bản về bộ ấn phẩm văn phòng cũng như một số lưu ý trong quá trình thiết kế, in ấn. Nếu bạn đang chưa tìm được địa chỉ in ấn phẩm giá rẻ, chất lượng tại TPHCM thì hãy đến ngay với In ấn Trần Gia để được hỗ trợ chi tiết nhất.